1La préparation d’un texte issu d’un logiciel de traitement de texte ne pose pas de problème important a priori. Il importe toutefois de s’assurer que le fichier ne contient pas de styles de caractères propres à l’utilisateur ou à l’auteur et ajoutés aux styles de Word. Ex : style «pcap » appliqué aux caractères à mettre en petites majuscules. Il faut dans ce cas supprimer ces styles de caractère du document (à vérifier dans le texte ainsi que dans le bloc des notes).

La suppression des mises en forme locales dans Word

2Dans les logiciels de traitement de texte, une mise en forme locale est un attribut (couleur, taille, forme de police etc.) qui est ajouté à l’ensemble des attributs déjà prédéfinis d’un style. Cet attribut supplémentaire peut porter sur un mot, un groupe de mots ou un paragraphe, il est donc local.

3Les traitements de texte permettent en effet cet ajout de mises en forme locales sur un style défini. Par exemple, Word permet de modifier un paragraphe ayant le style « Normal » en lui ajoutant localement la couleur rouge. Word crée alors un style s’appelant « Normal + Rouge ». Il a créé une mise en forme locale appliquée sur le style « Normal ».

4Par principe, Lodel considère que la mise en forme locale que vous avez ainsi ajoutée par un utilisateur (auteur ou éditeur d’un texte) est intentionnelle. Il conserve donc la couleur rouge appliquée au paragraphe concerné. Il peut cependant arriver qu’une mise en forme locale ne soit pas le résultat d’une action intentionnelle, mais celui de l’histoire complexe d’un fichier. De nombreux changements d’ordinateur, d’utilisateur, de logiciel de traitement de texte, des copier-coller de textes issus du web ou de logiciels de courrier électronique et bien d’autres vicissitudes produisent la multiplication de mises en forme locales involontaires qu’il faut éliminer.

5Les conséquences de la présence de mises en forme locales dans des textes mis en ligne peuvent être graves. Prenons deux exemples : si un mal-voyant veut agrandir les caractères d’une page web grâce à son navigateur pour lire un document, tous les paragraphes du texte qui auront comme mise en forme locale un corps de police 10 supplémentaire, ne seront pas agrandis. Il ne pourra donc pas lire correctement le texte. Ou bien, si dans un texte dont le style « Normal » est en « Arial » on a ajouté involontairement à certains paragraphes la police « Arial Narrow », on ne remarquera pas forcément la différence en ligne. Mais si une refonte graphique complète du site est un jour effectuée, et que l’on choisit d’adopter la police « Garamond », tous les mots ou paragraphes ayant comme mise en forme locale la police « Arial Narrow » conserveront cet attribut. Ainsi la très forte différence entre les polices posera des problèmes non seulement graphiques et visuels mais aussi de lecture du document.

6Il est donc essentiel de supprimer toute mise en forme locale d’un texte avant publication en ligne.

7Voici un aperçu des mises en formes locales les plus fréquentes et les styles créés dans le logiciel de traitement de texte :

1. polices ajoutées, le style créé est : « Normal + Arial », ce à quoi peut se greffer la précision du corps des caractères : « Normal + Arial, 10 pt » ;

2. resserrement ou dilatation du corps de police : « Normal + Condensed ». Ce cas de figure survient très fréquement  pour les textes issus du logiciel QuarkXpress ;

3. …

8Tous ces types de mises en forme locales doivent être pris en compte lors du nettoyage du texte et du stylage.

Comment repérer une mise en forme locale ?

9Dans la barre d’outils du traitement de texte, les informations sur les styles sont généralement affichées sur la partie gauche de la barre : Style, police et taille. Si, lorsque le pointeur de la souris est placé sur un mot, et que dans la barre le style est suivi d’un « + … », le mot comporte bien un attribut supplémentaire au style qu’il faut supprimer.

10Certaines mises en forme sont difficilement repérables : les polices condensées, ou les légers changements de taille. Pour les corriger, il faut parcourir le texte avec vigilance.

11Il est aussi possible d’afficher la liste des styles contenus dans le document en déroulant le menu « Format>Styles et mises en formes ». Une barre de style s’affiche à gauche de l’écran, contenant l’ensemble des styles utilisés dans le document. Y sont donc visibles les styles contenant des mises en formes locales.

12Une astuce pour le repérage est de changer la police du style « Normal » en Courier : dans « Format>Styles et mises en forme » sélectionner le style « Normal » dans la barre de gauche qui apparaît, cliquer sur « modifier » et modifier le type de police en « Courrier new » dans la fenêtre qui s’ouvre. Cette police permet de bien repérer la présence de mises en forme locales.

Comment supprimer les mises en forme locales dans Word

13Il existe plusieurs solutions qui doivent être choisies en fonction de l’importance du nombre de mises en forme locales présentes dans le texte.

Supprimer les mises en forme locales dans la liste des styles

14Vous pouvez supprimer les mises en forme locales à partir de la fenêtre de liste des styles (Format>Styles et mises en formes). Il suffit de parcourir la liste des styles, de cliquer sur le style contenant une mise en forme locale, ex : « Normal+Times+12pt », cliquer sur la flèche en face du style et choisir « sélectionner toutes les occurrences », et cliquer sur « Effacer la mise en forme » situé en haut de la liste des styles ou de réappliquer  à la sélection le style souhaité dans les menus déroulants du modèle de document modèle_lodel_08.dot.

Le collage spécial

15Lorsqu’un texte est très chargé en mises en forme locales, le nettoyage de l’ensemble du texte peut prendre beaucoup de temps. C’est le cas par exemple des textes extraits par copier-coller d’une page web : couleurs, tabulations, tailles de polices, tableaux… les mises en forme locales sont très nombreuses et variées. Il faut alors faire appel à un outil des traitements de texte : le collage spécial. Pour cela :

1. Copier le texte ([Ctrl+C] ou « Edition>Copier »)

2. Ouvrir dans Word un document vierge avec le modèle de document de Revues.org

3. Cliquer sur « Edition>Collage spécial »

4. Sélectionner le collage « Texte sans mise en forme » dans la fenêtre qui s’ouvre

5. Confirmez par « OK »

16Le texte est alors collé dans le document vierge.

17Attention : Si le collage spécial permet une rapide suppression de toutes les mises en forme locales, cette action supprime par conséquent toutes les mises en forme volontaires (italiques, espaces insécables, styles, niveaux de titre). Le texte apparaît alors intégralement en style « Normal » et doit être retravaillé pour récupérer tous ces éléments.

18Ce procédé convient donc mieux aux textes lourdement chargés de mises en forme locales

La suppression manuelle

19Lorsque le collage spécial apparaît comme une solution trop radicale, il est préférable de supprimer les mises en forme locales les unes après les autres. Certaines mises en forme sont plus complexes que d’autres à supprimer.

Les mises en forme locales qui portent sur un paragraphe entier

20Ce sont les plus simples : il suffit d’appliquer le style voulu pour qu’elles soient supprimées. Ainsi si un paragraphe entier a pour attributs supplémentaires : couleur rouge, police Arial, corps 16 et interlignage double, il suffira d’appliquer au paragraphe le style « Normal » pour que les mises en forme locales soient supprimées et que le texte apparaisse selon le style « Normal » : noir, Times, corps 12, interlignage simple sans aucun attribut supplémentaire.

Les mises en forme locales qui portent sur un mot ou un groupe de mots au sein d’un paragraphe

21Elles sont moins simples à supprimer. En effet, appliquer par exemple le style « Normal » au paragraphe ne permettra pas de corriger la mise en forme portant sur le mot ou le groupe de mots. Il faut donc sélectionner le mot ou le groupe de mots et lui appliquer le style désiré.

22Lorsqu’au sein d’un paragraphe de nombreux mots isolés supportent une mise en forme locale, sélectionner le paragraphe entier moins le premier mot ou moins le dernier mot et appliquer le style désiré. Toutes les mises en forme locales isolées seront ainsi supprimées.

23Une autre solution est de procéder au collage spécial du paragraphe sur lui-même, pour supprimer toute mise en forme locale. Il suffit de sélectionner le ou les paragraphes, de les copier ([Ctrl+C] ou « Edition>Copier ») puis de faire un collage spécial : « Edition>Collage spécial » choisir le collage « Texte sans mise en forme » dans la fenêtre qui s’ouvre et conclure par « OK ».