1Lors de l'ajout de mots-clés, il faut veiller à toujours conserver la même graphie, sous peine de récolter de nombreux doublons :

1. vérifiez que l’entrée apparaissant plusieurs fois possède systématiquement la même casse dans les documents où elle est présente : les noms communs doivent tous être en minuscules, lettre initiale comprise ; dans le cas d’un nom d’auteur, seules les lettres initiales des noms et prénoms doivent apparaître en majuscules ;

2. si l’entrée est un mot-clef, vérifiez dans les documents où elle est présente qu’elle est bien séparée des autres mots-clefs par des virgules. Aucun point ou point-virgule ne devrait être présent dans le paragraphe « mots-clefs » d’un document ;

3. si l’entrée qui apparaît plusieurs fois est composée de plusieurs mots, vérifiez les espaces entre les mots (par exemple, vérifiez s’il y a des espaces insécables ou des espaces doubles à la place d’espaces simples) ;

4. s’il s’agit du nom d’un auteur apparaissant plusieurs fois dans l’index :

   1. vérifiez que le paragraphe « Auteur » possède une typographie uniforme dans tous les documents où il apparaît : pas d’espace insécable entre le nom et le prénom de l’auteur ; dans le cas d’un nom de famille composé, vérifiez que des espaces insécables sont présentes entre les différentes parties du nom de famille, et non des espaces simples,

   2. vérifiez que le nom de l’auteur apparaît toujours après le prénom dans les documents où il est présent

   3. vérifiez que le nom et le prénom de l’auteur sont les seules informations présentes dans le paragraphe « Auteur » des documents où ils apparaissent ; dans le paragraphe « Auteur » des documents, il faut notamment supprimer les symboles ou les indications du type « (dir.) ».